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关于强化档案文书邮政快递交接环节的责任措施的建议

发布时间:2021-03-04 文章来源: 中国民主建国会合肥市委员会

包河区基层委五支部会员丁锦文、李魏反映:各类人才、人员的流动已成为当今社会生态快速发展过程中的一种新常态,其中包括由于学习、工作、婚姻及生活等各种因素变化,涉及到跨行业和跨地域的各类迁徙非常普遍。

社会成员的大范围大跨度迁徙,伴随的是与其相关的个人档案文书的传输流动。一是学生群体的迁徙,这涉及到各类学生群体的入学、毕业及就业等各类具体情形,每年总量达到两千万以上;二是各类公务员、企事业单位等招聘,应聘后其每个应聘人员的个人档案的迁徙传递。各类个人档案的传输规模堪称海量。

针对个人档案的转递和管理,国家有着明文规定。学生群体的个人档案文书,应由其毕业院校转移到其新的工作所在地,或户籍管理所在地的人才服务管理中心。各省份及城市都相应成立了专门保管的公共就业人才服务管理中心机构,对个人档案进行保存和保管,具有法律监管的作用和严肃性。条文同时规定,由于个人档案属于一类公文性质,涉及到个人档案从毕业学校到某地的档案管理机构(人才服务中心)的投递过程,必须通过具有国有性质的中国邮政系统特快专递(EMS系统)全程完成,邮政系统内部也有相应的规则及条文规定,确保全国范围的海量个人档案转运的正确实施。

但是个人档案在邮递和接手过程中丢失、损坏、错收等等问题时有发生。每年毕业季大量学生档案材料通过特快专递(EMS系统)进行传输,从档案由毕业学校的就业办签发环节开始,到特快专递公司通过自身的系统内部运输,再到特快专递公司交接到档案管理部门进入保管的最后阶段,涉及到众多环节的交接过程。任何一个环节出现偏差,都将导致严重事故,导致受害人及其相关人员的信息泄露的风险,损害了公民本人及相关人员的切身利益,导致不可估量的各类损失,同时增大社会成本。

针对上述情况,原因主要涉及几个方面:

一是档案投递单位、接收单位与中国邮政特快专递(EMS系统)投递站或投递员之间,没有严格按照法律法规规定的程序进行交接。

二是中国邮政特快专递(EMS系统)投递站或投递员,片面追求投递高效性,存在独自预先批量扫码的现象,没有遵守了与档案投递单位、接收单位的专门人员共同逐一面签的规定,还导致无法溯源。

三是档案投递单位或接收单位的负责人员存在失职行为。特别是在短期出现大批量档案签发、接收的繁忙期间,相关负责人员没有严格履行交接和监督的义务,一方面过度依赖投递员批量扫码的签单,在一并签字甚至不签字的情况下,完成档案的交接;另一方面没有及时对快递员交接的签发或签收的名单进行检查,没有做到逐一核对快递部门及快递员交接的批量名单。这些都会导致个别档案没有真正移交或在交接现场遗漏,如果不能及时及时发现,将导致批量档案中个别档案的缺失遗漏,且无法溯源跟踪。

针对上述档案在交接过程中涉及到的细节问题和可能出现的失误,建议国家有关部门通过立法从源头解决问题。有关部门牵头,召集中国邮政系统特快专递(EMS系统)的各相关部门、档案文书的签发单位,以及各级地方政府的档案接收管理机构,建立一套严格的具有法律效力的档案文书交接行为规范。同时对各相关单位和人员进行专业培训,建立严格的事故追责和溯源体系,杜绝近年来不断出现的在档案交接过程中,由于行为不规范而导致的公民档案丢失的现象。

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